ลงทะเบียนระบบหอพักออนไลน์

นโยบายเวอร์ชัน 2.2 มีผลบังคับใช้ 31 ก.ค. 2569

นโยบายฉบับนี้อธิบายวิธีที่ หอพักนักศึกษา สถาบันเทคโนโลยีจิตรลดา เก็บรวบรวม ใช้ เปิดเผย และคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของผู้สมัครเข้าพักและผู้พักอาศัย ผ่านระบบบริหารจัดการหอพักนักศึกษา ตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 (“พ.ร.บ.”)

1. ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล

หอพักนักศึกษา สถาบันเทคโนโลยีจิตรลดา เป็นผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล (Data Controller) ตามมาตรา 6 แห่ง พ.ร.บ. สถานที่ติดต่อ: อาคาร ๖๐ พรรษา ราชสุดาสมภพ สำนักพระราชวัง สนามเสือป่า ถนนศรีอยุธยา เขตดุสิต กรุงเทพฯ 10300 · อีเมล (ยังไม่ได้ระบุ) · โทรศัพท์ 02-280-0551

2. ข้อมูลส่วนบุคคลที่เก็บรวบรวม

ระบบเก็บรวบรวมข้อมูลเท่าที่จำเป็นแก่การให้บริการหอพัก จำแนกได้ดังนี้

1. ข้อมูลระบุตัวตน — คำนำหน้า ชื่อ–นามสกุล เลขประจำตัวประชาชน รหัสนักศึกษา/รหัสผู้สมัคร เพศ และรูปประจำตัว (หากอัปโหลด)
2. ข้อมูลติดต่อ — ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ และที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์
3. ข้อมูลด้านการศึกษา — ระดับชั้น คณะ ภาควิชา และสาขาวิชา
4. ข้อมูลผู้ปกครองและผู้ติดต่อกรณีฉุกเฉิน — บิดาและมารดา (ชื่อ–นามสกุลและหมายเลขโทรศัพท์) และผู้ปกครอง (ชื่อ–นามสกุล ความสัมพันธ์ และหมายเลขโทรศัพท์) โดยผู้ใช้เป็นผู้ระบุเองว่าให้ผู้ใดเป็นผู้ติดต่อกรณีฉุกเฉิน
5. ข้อมูลการเข้าพักและธุรกรรม — ใบสมัครและผลการคัดเลือก ห้องพัก/เตียงที่ได้รับจัดสรร วันเข้าพัก–ย้ายออก ค่ามิเตอร์น้ำ–ไฟ ใบแจ้งชำระเงิน หลักฐานการชำระเงิน ใบเสร็จรับเงิน การขอคืนเงินประกัน คำขอแจ้งซ่อม และประวัติการติดต่อกับหอพัก
6. ข้อมูลทางการเงิน — ชื่อธนาคาร ชื่อบัญชี และเลขที่บัญชีสำหรับการคืนเงินประกัน (เก็บเมื่อแจ้งสละสิทธิ์หรือย้ายออกเพื่อขอรับเงินคืนเท่านั้น)
7. ข้อมูลการใช้งานระบบ — ชื่อผู้ใช้ ประวัติการเข้าสู่ระบบ หมายเลขไอพี และบันทึกการดำเนินการในระบบ (audit log) เพื่อการรักษาความมั่นคงปลอดภัยและการตรวจสอบย้อนหลัง

3. ข้อมูลส่วนบุคคลอ่อนไหว (ข้อมูลสุขภาพ)

ระบบเปิดให้ผู้พักอาศัยบันทึกโรคประจำตัวและยาประจำตัวได้ตามความสมัครใจ ซึ่งเป็นข้อมูลส่วนบุคคลอ่อนไหวตามมาตรา 26 แห่ง พ.ร.บ. โดยมีเงื่อนไขดังนี้

1. เก็บรวบรวมและใช้เพื่อการช่วยเหลือกรณีเจ็บป่วยหรือเหตุฉุกเฉินภายในหอพัก และการประสานงานนำส่งสถานพยาบาลเท่านั้น
2. ดำเนินการโดยอาศัยความยินยอมโดยชัดแจ้งที่ท่านให้ไว้ก่อนบันทึกข้อมูล และในกรณีฉุกเฉินอาจอาศัยฐาน “การป้องกันหรือระงับอันตรายต่อชีวิต ร่างกาย หรือสุขภาพของบุคคล” ตามมาตรา 26 (1)
3. จัดเก็บในรูปแบบที่เข้ารหัส และเปิดให้เข้าถึงเฉพาะผู้จัดการหอพักและเจ้าหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายเท่าที่จำเป็น
4. ท่านเลือกไม่ให้ข้อมูลหรือลบข้อมูลนี้เมื่อใดก็ได้ โดยลบข้อความในหน้า “บัญชีของฉัน” แล้วบันทึก ซึ่งไม่กระทบสิทธิการเข้าพักอาศัยของท่าน

4. วัตถุประสงค์และฐานทางกฎหมายในการประมวลผล

1. การรับสมัคร คัดเลือก จัดห้องพัก และการเข้าพักอาศัย — ฐานการปฏิบัติตามสัญญา (มาตรา 24 (3))
2. การออกใบแจ้งชำระเงิน การรับชำระเงิน การออกใบเสร็จ และการคืนเงินประกัน — ฐานการปฏิบัติตามสัญญา (มาตรา 24 (3)) และฐานการปฏิบัติหน้าที่ตามกฎหมาย เช่น กฎหมายว่าด้วยภาษีอากรและการเก็บรักษาเอกสารทางบัญชี (มาตรา 24 (6))
3. การรักษาความปลอดภัยของหอพักและการดูแลผู้พักอาศัย — ฐานประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมาย (มาตรา 24 (5)) โดยได้ชั่งน้ำหนักกับสิทธิขั้นพื้นฐานของเจ้าของข้อมูลแล้ว
4. การติดต่อสื่อสารเรื่องหอพัก เช่น การแจ้งเตือนกำหนดชำระเงิน ผลการพิจารณา และประกาศของหอพัก — ฐานการปฏิบัติตามสัญญา (มาตรา 24 (3))
5. การบันทึกข้อมูลสุขภาพ — ฐานความยินยอมโดยชัดแจ้ง (มาตรา 26) ตามที่ระบุในข้อ 3
6. การจัดทำรายงานและสถิติการบริหารหอพัก — รายงานเชิงบริหาร เช่น รายชื่อผู้ค้างชำระ รายชื่อผู้เข้าพัก และรายงานการเข้า–ออกหอพัก เป็นรายงานที่ระบุตัวบุคคลได้ และจัดทำขึ้นเพื่อการปฏิบัติงานของหอพักเท่านั้น ส่วนรายงานสถิติภาพรวมจัดทำในรูปแบบข้อมูลรวม ฐานประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมาย (มาตรา 24 (5))

หากมีการนำข้อมูลไปใช้เพื่อวัตถุประสงค์อื่นนอกเหนือจากที่ระบุไว้ หอพักจะแจ้งให้ท่านทราบและขอความยินยอมก่อนดำเนินการ

5. การเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคล

หอพักไม่จำหน่าย ไม่แลกเปลี่ยน และไม่เปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลของท่านต่อบุคคลภายนอกเพื่อประโยชน์ทางการตลาด การเปิดเผยจะกระทำเท่าที่จำเป็นตามวัตถุประสงค์ข้างต้นเท่านั้น ได้แก่

1. หน่วยงานภายใน สถาบันเทคโนโลยีจิตรลดา ที่เกี่ยวข้องกับการบริหารหอพัก งานทะเบียน และงานการเงิน
2. ผู้ให้บริการที่ดำเนินการแทนหอพักภายใต้สัญญาและคำสั่งของหอพัก เช่น ผู้รับจ้างงานซ่อมบำรุง โดยได้รับข้อมูลเพียงเท่าที่จำเป็นแก่การปฏิบัติงาน
3. ผู้ปกครองหรือผู้ติดต่อกรณีฉุกเฉินที่ท่านระบุไว้ เมื่อเกิดเหตุจำเป็นเร่งด่วนเกี่ยวกับความปลอดภัยหรือสุขภาพของท่าน
4. สถานพยาบาลหรือหน่วยกู้ชีพ เฉพาะกรณีฉุกเฉินด้านสุขภาพ
5. ผู้พักอาศัยร่วมห้องเดียวกัน — ระบบแสดงชื่อ–นามสกุล ระดับชั้น และรูปประจำตัวของผู้พักร่วมห้อง ให้แก่กันเท่าที่จำเป็นต่อการอยู่ร่วมกัน โดยไม่เปิดเผยเลขประจำตัวประชาชน ข้อมูลติดต่อของผู้ปกครอง ข้อมูลทางการเงิน และข้อมูลสุขภาพ
6. หน่วยงานของรัฐ พนักงานเจ้าหน้าที่ หรือศาล เมื่อมีอำนาจเรียกตามกฎหมาย

ระบบบริหารจัดการหอพักและฐานข้อมูลติดตั้งและประมวลผลบนโครงสร้างพื้นฐานภายในประเทศไทย ยกเว้นกรณีที่ท่านเลือกเข้าสู่ระบบด้วยบัญชี Microsoft ของสถาบัน ซึ่งขั้นตอนการยืนยันตัวตนดำเนินการโดย Microsoft และอาจมีการประมวลผลข้อมูลที่ใช้ยืนยันตัวตน (ชื่อบัญชี ที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ และข้อมูลการเข้าสู่ระบบ) บนเซิร์ฟเวอร์ในต่างประเทศ ภายใต้มาตรการคุ้มครองของผู้ให้บริการตามมาตรา 28 และมาตรา 29 แห่ง พ.ร.บ. ทั้งนี้ ท่านสามารถเลือกใช้บัญชีของระบบหอพักโดยไม่เชื่อมบัญชี Microsoft ได้ นอกเหนือจากกรณีดังกล่าว ไม่มีการส่งหรือโอนข้อมูลส่วนบุคคลไปยังต่างประเทศ และไม่มีการใช้บริการวิเคราะห์พฤติกรรมผู้ใช้ (analytics) หรือโฆษณาของบุคคลที่สาม

6. ระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูล

1. ข้อมูลผู้สมัครที่ไม่ได้เข้าพัก — เก็บไม่เกิน 1 ปีนับแต่สิ้นสุดรอบการรับสมัคร
2. ข้อมูลผู้พักอาศัย — เก็บตลอดระยะเวลาการพักอาศัย และต่อไปอีกไม่เกิน 5 ปีนับแต่วันพ้นสภาพผู้พักอาศัย เพื่อการตรวจสอบและการใช้สิทธิเรียกร้องตามกฎหมาย
3. เอกสารทางการเงิน เช่น ใบแจ้งชำระเงิน ใบเสร็จรับเงิน และหลักฐานการชำระเงิน — เก็บตามระยะเวลาที่กฎหมายว่าด้วยภาษีอากรและการบัญชีกำหนด (ไม่น้อยกว่า 5 ปี)
4. ข้อมูลสุขภาพ — เก็บเฉพาะระหว่างการพักอาศัย และจะลบหรือทำให้ไม่สามารถระบุตัวบุคคลได้ ภายใน 1 ปีนับแต่วันพ้นสภาพผู้พักอาศัย หรือทันทีเมื่อท่านถอนความยินยอม
5. บันทึกการใช้งานระบบ (audit log) — เก็บไม่เกิน 5 ปี เพื่อการตรวจสอบความมั่นคงปลอดภัย

เมื่อพ้นกำหนดระยะเวลาข้างต้น หอพักจะลบ ทำลาย หรือทำให้ข้อมูลไม่สามารถระบุตัวบุคคลได้

7. มาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัย

1. รับส่งข้อมูลผ่านช่องทางที่เข้ารหัสด้วย HTTPS/TLS ตลอดเส้นทาง
2. เข้ารหัสข้อมูลที่มีความอ่อนไหวขณะจัดเก็บ ได้แก่ เลขที่บัญชีธนาคาร หลักฐานการชำระเงิน และข้อมูลสุขภาพ
3. จัดเก็บรหัสผ่านด้วยวิธีแฮชทางเดียว ไม่สามารถถอดกลับเป็นรหัสผ่านเดิมได้
4. ควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงตามบทบาทหน้าที่ (role-based access control) ตามหลักการให้สิทธิ์เท่าที่จำเป็น
5. บันทึกการเข้าถึงและการแก้ไขข้อมูลสำคัญไว้เป็นหลักฐาน พร้อมระบุผู้ดำเนินการ เวลา และค่าก่อน–หลังการแก้ไข
6. สำรองข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ และทบทวนสิทธิ์ผู้ใช้งานเป็นระยะ

8. คุกกี้

ระบบใช้คุกกี้เท่าที่จำเป็นต่อการทำงานเท่านั้น ได้แก่ คุกกี้สำหรับรักษาสถานะการเข้าสู่ระบบ คุกกี้จดจำภาษาที่เลือกใช้ และกลไกป้องกันการปลอมแปลงคำขอข้ามเว็บไซต์ (CSRF) ไม่มีการใช้คุกกี้เพื่อการโฆษณาหรือติดตามพฤติกรรมผู้ใช้ แบบอักษรและไอคอนทั้งหมดติดตั้งอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ของระบบ จึงไม่มีการเรียกข้อมูลจากบริการภายนอก

9. สิทธิของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล

ภายใต้เงื่อนไขที่กฎหมายกำหนด ท่านมีสิทธิดังต่อไปนี้

1. สิทธิขอเข้าถึงและขอรับสำเนาข้อมูล (มาตรา 30)
2. สิทธิขอให้โอนย้ายข้อมูล ไปยังผู้ควบคุมข้อมูลรายอื่น (มาตรา 31)
3. สิทธิคัดค้านการเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูล (มาตรา 32)
4. สิทธิขอให้ลบหรือทำลายข้อมูล หรือทำให้ไม่สามารถระบุตัวบุคคลได้ (มาตรา 33)
5. สิทธิขอให้ระงับการใช้ข้อมูล (มาตรา 34)
6. สิทธิขอให้แก้ไขข้อมูลให้ถูกต้องเป็นปัจจุบัน (มาตรา 35–36)
7. สิทธิถอนความยินยอม เมื่อใดก็ได้ ซึ่งไม่กระทบต่อการประมวลผลที่ได้ดำเนินการไปแล้วโดยชอบ
8. สิทธิร้องเรียน ต่อสำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล หากเห็นว่าการประมวลผลไม่เป็นไปตามกฎหมาย

ท่านสามารถใช้สิทธิได้โดยยื่นคำขอเป็นลายลักษณ์อักษรต่อผู้จัดการหอพัก หรือทางอีเมล (ยังไม่ได้ระบุ) หอพักจะดำเนินการภายใน 30 วันนับแต่วันที่ได้รับคำขอ และอาจขอหลักฐานเพื่อยืนยันตัวตนของผู้ยื่นคำขอ ทั้งนี้ ข้อมูลบางส่วน เช่น ใบแจ้งชำระเงิน ใบเสร็จรับเงิน และบันทึกการใช้งานระบบ หอพักมีความจำเป็นต้องเก็บรักษาต่อไปตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด แม้ท่านจะถอนความยินยอมแล้วก็ตาม

10. ผลของการไม่ให้ข้อมูลส่วนบุคคล

ข้อมูลตามข้อ 2 (1) ถึง (6) เป็นข้อมูลที่จำเป็นต่อการทำสัญญาเข้าพักและการให้บริการหอพัก หากท่านไม่ให้ข้อมูลดังกล่าว หอพักอาจไม่สามารถรับสมัคร จัดห้องพัก ออกใบแจ้งชำระเงิน หรือคืนเงินประกันให้ท่านได้ ส่วนข้อมูลสุขภาพตามข้อ 3 เป็นข้อมูลที่ให้ตามความสมัครใจ การไม่ให้ข้อมูลดังกล่าวไม่กระทบสิทธิการเข้าพักอาศัย

11. การทบทวนและแก้ไขนโยบาย

หอพักอาจทบทวนและแก้ไขนโยบายฉบับนี้เป็นครั้งคราวเพื่อให้สอดคล้องกับกฎหมายและแนวปฏิบัติที่เปลี่ยนแปลงไป โดยจะประกาศนโยบายฉบับปรับปรุงพร้อมระบุหมายเลขเวอร์ชันและวันที่มีผลบังคับใช้บนเว็บไซต์ของหอพัก หากการแก้ไขกระทบสาระสำคัญของการให้ความยินยอม หอพักจะขอความยินยอมจากท่านใหม่

12. ช่องทางติดต่อ

ผู้จัดการหอพักนักศึกษา สถาบันเทคโนโลยีจิตรลดา
ที่อยู่: อาคาร ๖๐ พรรษา ราชสุดาสมภพ สำนักพระราชวัง สนามเสือป่า ถนนศรีอยุธยา เขตดุสิต กรุงเทพฯ 10300
อีเมล: (ยังไม่ได้ระบุ)
โทรศัพท์: 02-280-0551